Para empezar a hacer el análisis DOFA, se crearon una serie de encuestas y se tabularon presentándose inconsistencias y desconocimiento en el manejo de Administración Documental. Lo que nos indica una serie de debilidades en el Proceso, para lo cual procederemos a elaborar la matriz con el detalle descriptivo de todas las amenazas, fortalezas, debilidades de este Proyecto.
ANÁLISIS INTERNO. Identificación de las fortalezas y debilidades que se han detectado o experimentado en el desarrollo de las actividades de la oficina de administración documental con relación a las actividades de Correspondencia y archivo. Para ello identifique cuáles han sido los principales éxitos y fracasos y traté de explicarlos de forma breve en término de debilidades y fortalezas.
ANÁLISIS EXTERNO. Es el proceso de identificar las oportunidades y amenazas a partir del entorno, normatividad con e Archivo General de la Nación etc.
ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE IMPACTOS.
Los impactos son:
- Factor económico
- Personal No idóneo o competente
- Falta de Manual de Procedimientos y Políticas empresariales
- Vulnerabilidad de la Información por situación climática y condiciones físicas
- Carencia de recursos financieros
Gestión de Comunicaciones oficiales
Esta matriz de impacto no es otra cosa que un
análisis de vulnerabilidad del proyecto. Como punto de partida definí los conceptos básicos de Administración documental así como la intención del Proyecto, en donde vemos elementos suficientes para establecer una serie de recomendaciones asociadas con la estrategia que se pretende de mejorar el Proceso de Correspondencia y Archivo.
Para minimizar al máximo este tipo de impactos, procederé a adaptar los procesos del área de Administración documental paulatinamente.
Para minimizar al máximo este tipo de impactos, procederé a adaptar los procesos del área de Administración documental paulatinamente.
Conservación
Preventiva de documentos y Archivos
Correspondencia
externa
Correspondencia
Interna
Para continuar con el Proceso lo que primero voy a implementar es un Esquema de las Responsabilidades para el área de Administración Documental.
Para continuar con el Proceso lo que primero voy a implementar es un Esquema de las Responsabilidades para el área de Administración Documental.
El siguiente punto que retomaré es la organización de la documentación en el Área de Archivo, la cual pasa de ser un Fondo acumulado o un archivo sin ningún orden como lo veíamos en el Blogg 1.
ANÁLISIS DOFA
VARIABLES CONTROLADAS
1. Procedimientos de registro y radicación
Luego de la preparación de la matriz DOFA, procederé a preparar la matriz de impacto.
Para empezar a hacer el análisis DOFA, se crearon una serie de encuestas y se tabularon presentándose inconsistencias y desconocimiento en el manejo de Administración Documental. Lo que nos indica una serie de debilidades en el Proceso, para lo cual procederemos a elaborar la matriz con el detalle descriptivo de todas las amenazas, fortalezas, debilidades de este Proyecto.ANÁLISIS INTERNO. Identificación de las fortalezas y debilidades que se han detectado o experimentado en el desarrollo de las actividades de la oficina de administración documental con relación a las actividades de Correspondencia y archivo. Para ello identifique cuáles han sido los principales éxitos y fracasos y traté de explicarlos de forma breve en término de debilidades y fortalezas.
ANÁLISIS EXTERNO. Es el proceso de identificar las oportunidades y amenazas a partir del entorno, normatividad con e Archivo General de la Nación etc.
ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE IMPACTOS.
Los impactos son:
- Factor económico
- Personal No idóneo o competente
- Falta de Manual de Procedimientos y Políticas empresariales
- Vulnerabilidad de la Información por situación climática y condiciones físicas
- Carencia de recursos financieros
Gestión de Comunicaciones oficiales
Esta matriz de impacto no es otra cosa que un análisis de vulnerabilidad del proyecto. Como punto de partida definí los conceptos básicos de Administración documental así como la intención del Proyecto, en donde vemos elementos suficientes para establecer una serie de recomendaciones asociadas con la estrategia que se pretende de mejorar el Proceso de Correspondencia y Archivo.
Para minimizar al máximo este tipo de impactos, procederé a adaptar los procesos del área de Administración documental paulatinamente.
Para minimizar al máximo este tipo de impactos, procederé a adaptar los procesos del área de Administración documental paulatinamente.
| Conservación Preventiva de documentos y Archivos |
| Correspondencia externa |
| Correspondencia Interna |
Para continuar con el Proceso lo que primero voy a implementar es un Esquema de las Responsabilidades para el área de Administración Documental.
Para continuar con el Proceso lo que primero voy a implementar es un Esquema de las Responsabilidades para el área de Administración Documental.
El siguiente punto que retomaré es la organización de la documentación en el Área de Archivo, la cual pasa de ser un Fondo acumulado o un archivo sin ningún orden como lo veíamos en el Blogg 1.
VARIABLES CONTROLADAS
1. Procedimientos de registro y radicación
2. Procedimientos de distribución y control
3. Estandarización de formatos – Manual de Métodos y
Procedimientos
4. Tabla de Retención de Documentos
5. Control de respuestas a los usuarios
Implementación de la gestión documental:
|
|||||||||||||||||||||
| Conservación
Preventiva de documentos y Archivos |
| Correspondencia externa |
Este esquema describe las competencias requeridas para el Personal del Área de Administración Documental.
1. ORGANIZAR LOS
DOCUMENTOS DE ACUERDO CON LOS CRITERIOS DOCUMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN
Se han aplicado los criterios de
la organización de acuerdo con los códigos definidos por Administración Documental, y se ha elaborado
una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios. Se ha
organizado los documentos físicamente y elaborado guías visuales –señalización-
de forma ordenada y lógica dentro del sistema rodante de izquierda a derecha en
zigzag, respetando el orden interno de cada serie.
Se han incorporado controles de
préstamo. Creación, ajuste, diligenciamiento de las bases de datos (códigos,
contratos, historias laborales, de escrituras, etc)
2. ANALISIS
DE LA INFORMACIÓN DE
Atendiendo el parámetro básico
documental se hizo el análisis de la documentación de años anteriores (13 entre paños ,
equivalentes a 11,7
metros lineales, es decir aproximadamente 46.800 hojas. (1 ml, equivale a 4000 hojas). Expedientes laborales la
Sede para procesar por código de empleado.
NOTA: A la fecha se
encuentra en un 95% depurada la información de años anteriores y que se
encontraban en el archivo inactivo.
Adicionalmente, se ha ido enviando al archivo de estrategia todas las legalizaciones
de viáticos del 2005 a
2007.
2.TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL.
Después de analizar, organizar e
identificar la documentación se depuró la de años anteriores (1987 a 2003) y se cambiaron
las unidades de instalación AZ por la de caratula y contra caratula de yute,
las cuales se transfirieron al Archivo Central e Histórico de la Sede principal. El total de expedientes transferidos hasta la fecha es de 352,
correspondientes a las diferentes series documentales. (Ver archivo transferencia)
3. REVISIÓN DE LA SERIE 06-09 CONTRATOS.
Se analizaron 57 expedientes de
contratos, es decir, 8 entrepaños para un total de 7 metros lineales y
organizados de acuerdo con los parámetros básicos documentales.
Se está integrando la documentación
de los expedientes de los contratos Marco que hay en el Archivo con
los que transfirieron de otras oficinas.
Se envían los contratos
finalizados que estuviesen pendientes por enviar a la Sede.
Se da acuse de recibo y cambio de
destino a toda la documentación de los expedientes provenientes de otros archivos.
4. INDEXAR DOCUMENTACIÓN.
Se ha ingresado al Index toda la documentación
del 2007 (memorandos, comunicaciones enviadas y recibidas). Se están digitalizando los documentos que no
pasaron por SIAD y se ingresan al Index.
5. ACUSE DE RECIBO PRECIDHAS
7. LABORES DEL DIA A DIA
a)
Indexar toda
la documentación que ingresa al archivo (radicada y numerada), excepto pólizas
y facturas que desde su ingreso ya viajan por Panagon.
b)
Dar acuse de recibo al consecutivo.
c)
Archivar los documentos que se generen diariamente
y que ingresan al archivo de acuerdo con las series documentales existentes en
el archivo.
d)
Cuando finalice la ejecución de cada contrato y
se efectúe la liquidación o el cruce de cuentas se envía al Archivo de
Contratos.
e)
Estar pendiente de las facturas que ingresan al
archivo, las cuales deben ir acompañadas de acta de entrega de servicios y transferirlas
al archivo de Finanzas en la Sede. De
a)
Dar acuse de recibo a los precidhas. A partir
del 22 de enero de 2008, se le debe dar acuse al documento que ingrese (ya sin
precidhas).
b)
Organizar la documentación de las novedades de
catorcena, así como las de legalizaciones, la cual se envía al archivo
correspondiente con memorando remisorio detallando cada viaje y sus anexos
organizada por el código del empleado
Digitalizar r la
información que se requiera y en especial la referente a las novedades de
nómina y revisar para su envío por email a la persona encargada.
d) Llevar los controles necesarios para el préstamo
de la documentación (Contratos, Documentos SAP, Historias laborales etc.)
Después de hacer las mejoras correspondientes, encontramos una diferencia enorme entre un Archivo mal llevado y uno con los controles necesarios para su buen funcionamiento.
Un excelente lugar para trabajar. El lugar que conserve las 5´s es decir lo necesario para laborar encima del escritorio, orden y aseo.
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