Continuando con la
práctica empresarial sobre administración documental, procederé a dejar
consignadas las labores del día a día, partiendo del plan de acción de mejora consignado en la Practica I.
ACCIÖN DE MEJORA
Se debe hacer un levantamiento de la información, para hacerlo voy a hacer un análisis DOFA para llegar a comprender cuáles son las fortalezas y debilidades de la Administración documental con la finalidad de llegar a suministrar de forma oportuna y eficazmente la información a los clientes, al interior y fuera de la organización, para el desarrollo de sus actividades y preservar la memoria documental.
Una vez analizada la Matriz de Estrategias, demostrando a través de Indicadores de Gestión, de Entrevistas sobre el estado actual de la Administración dentro de la Empresa.
Procederemos a la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en unidades de información, ya que vemos que hoy día, la gran cantidad de papel que acumulan las organizaciones públicas y privadas supone un problema importante de espacio por los costes asociados que conlleva. Problema que crece ante la necesidad de dar respuestas a los requisitos de las leyes de transparencia y acceso a la información. Pero además, se plantea una dificultad añadida: el acceso, que impide la localización inmediata de esa documentación.
Procederemos a la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en unidades de información, ya que vemos que hoy día, la gran cantidad de papel que acumulan las organizaciones públicas y privadas supone un problema importante de espacio por los costes asociados que conlleva. Problema que crece ante la necesidad de dar respuestas a los requisitos de las leyes de transparencia y acceso a la información. Pero además, se plantea una dificultad añadida: el acceso, que impide la localización inmediata de esa documentación.
Con la finalidad de llevar una buenas gestión, se deben implementar todo tipo de Manuales, por ejplo Manual para el proceso de Correspondencia, Archivo, digitalización, o en algunos caso el Right Fax programa especial para enviar automáticamente a traves de la computador los fax. Con la finalidad de Proceder con el registro oficial de la información se deberán llevar los registro a través de una Sistema de Información Documental, puede ser como el SIAD, el SHERAPOINT etc.
En el mundo de los negocios las Compañías, cadenas productivas etc, deben tener Procesos que se articulan dentro de una organización, por lo que es importante que esos Procesos ean documentados. Es Gestión documental se relaciona como un proceso interno importante.
Para la buena Gestión Documental. (modo, tiempo, lugar). La empresa
ha adquirido un software que se llama Share Point en el cual se registra la
documentación que ingresa, tales como comunicaciones (externas e internas)
memorandos, facturas, pólizas, contratos etc, en cuanto se ingresa la
información se genera un número de consecutivo el cual se lo colocamos al tipo
documental que ingrese, luego se digitaliza y se envía al cliente interno a
través de un worflow para que haga la gestión que le corresponde. Por ejplo en
el área de Contabilidad pagan la factura, en el área administrativa aprueban o
rechazan las pólizas y así sucesivamente. Con respecto a los Contratos y
cláusulas adicionales se direccionan directamente a un programa llamado SAP, en
donde se visualiza este tipo de documentos.
Una vez se reciben estos documentos
son archivados en los código de archivo correspondiente. Todo se ejecuta en
línea. Existe la cultura del no Papel para su gestión
Valiéndome del modelo 5W2H que es una herramienta utilizada por las
organizaciones para la ejecución de planificación la cual consiste en la
construcción de una hoja de cálculo (hoja de cálculo 5W2H) en el que se busca
responder 7 preguntas, cuyas palabras en Inglés, se inician con W y H, a saber:
¿Qué (What), ¿Por qué (Why), ¿Cuándo (When) ¿Dónde (Where)
¿Quién (Who), ¿Cómo (How) y ¿Cuánto (How much).
Como todo proceso debemos ser consecuentes con el orden, para sacar el mejor provecho a nuestras actividades. Por eso recomiendo la aplicación de la 5S en su puesto de trabajo.
Como todo proceso debemos ser consecuentes con el orden, para sacar el mejor provecho a nuestras actividades. Por eso recomiendo la aplicación de la 5S en su puesto de trabajo.
Al empezar el día, lo
primero que hago es atender a los clientes internos y externos que traen la
documentación ya sea por Servientrega o mensajería de la empresa proveedora,
para su correspondiente radiación.
Dentro de las funciones
como administradora documental se tiene también la actividad de archivo que
consiste en analizar los documentos en cualquiera de sus tres edades, con
miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación de copias,
Ingreso a una base de datos de la información que se archiva, análisis de la
información, y recuperación de la información (consulta de los usuarios), y su
correspondiente archivo ó conservación documental, según los código o
subcódigos de la empresa, de acuerdo con las Normas establecidas por el Archivo
General de la Nación. También tenemos la consulta y préstamo de
expedientes.
Radicación Póliza
Consiste en asignarle a través de un programa de gestión documental un número consecutivo al tipo documental póliza, programa que asigna una tarea(worflow) a un funcionario para aprobar o desaprobar una póliza, de acuerdo a una solicitud específica dada en un contrato, producto de una negociación verbal o escrita.
Radicación Factura
Consiste en asignarle a través de un programa de gestión documental un número consecutivo al tipo documental póliza, programa que asigna una tarea(worflow) a un funcionario para aprobar o desaprobar una póliza, de acuerdo a una solicitud específica dada en un contrato, producto de una negociación verbal o escrita.
Consiste en asignarle a través de un programa de gestión documental un número consecutivo al tipo documental factura que ingresa a la empresa, programa que asigna una tarea(worflow) para que sea cancelada e ingresada a otro programa de Gestión financiera SAP.
El proceso de gestión documental
garantiza oportunidad en la recepción y entrega de las comunicaciones recibidas
tramitadas y enviadas asegurando la organización, almacenamiento,
conservación, consulta y disposición final de los documentos de la entidad con la aplicación de nuevas tecnologías para
el fortalecimiento del control de la gestión para ello es necesario normalizar
y reglamentar la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones
oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y
documentos, hasta su disposición final, por eso debemos ser coherentes con las
Políticas de información y del conocimiento, e igualmente con las Guías
Corporativas de uso de la información, protección de derechos de autor,
propiedad intelectual, con lineamiento básicos de seguridad de la información,
apoyando todos los proceso de la Empresa. Por ello es muy importante para la
Gestión administrativa el apoyo y gestión del área de administración documental.
Dentro de las mejoras podemos destacar que la empresa ya
utiliza un software para el manejo de la Administración documental, de acuerdo
con los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.
Para llegar al punto de equilibrio en el manejo de la
información de la empresa, se partió de hacer un levantamiento de la
información, procediendo a generar un serie de temas y subtemas, lo mismo que
una base de datos que me permitió la organización de los archivos y del área de
correspondencia.
Los implicados en este proyecto de mejoramiento, fueron los
clientes internos, así como los directivos de la empresa quienes me asesoraron
constantemente.
No encontré dificultades, solo las propias del tiempo para
la ejecución del Proyecto.
El impacto se piensa medir a través de los indicadores de
Gestión, en donde analizaremos el cambio o mejoría en la prestación del
servicio.
