COORDINACIÓN DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
EN LA MODALIDAD DEL TELETRABAJO
INTRODUCCIÓN
Figura 5. Elaboración personal. Esta imagen es el resultado m m de Varias Imágenes bajadas de la web y de pintura con editadas.
Además de emplear el proceso administrativo en la gestión de recursos de información, los archivistas pueden echar mano a los nuevos enfoques gerenciales modernos. Estos han surgido durante las últimas décadas como un instrumento al servicio de la administración, para dar respuesta a los cambios presentes en el entorno, tales como el avance vertiginoso de la tecnología ha ido creando nuevas formas de compartir datos, información y conocimientos. El Mundo de las comunicaciones ha sido testigo en estos últimos años de varios sucesos entre ellos el Acceso Abierto (Open Access, OA) y de la iniciativa de archivos abiertos (Open Archives Initiative, OAI). El Acceso Abierto se define como “el libre acceso a través de la Internet que permite a los usuarios leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o referenciar por medio de enlaces, el texto completo de artículos académicos, archivo sobre archivística, transferir el contenido como datos para un software, o usar la obra para cualquier otro propósito legítimo, sin barreras financiera, legales o técnicas más que la suponga la Internet en sí misma.
Figura 2: Cuadro de Mando Integral
Fuente: http://3.bp.blogspot.com/- UCO15ji1_Lw / UKLClL0qCiI / AAAAAAAAADU / ZyViM8xksbQ / S1600 / BSC6.JPG
1.
RELACIONES
CLAVES DE ÉXITO
CÓMO GENERAR UN ENTORNO FAVORABLE
PAGINA PERSONAL GLORIA POSADA
Medellín 29 Sep-2014.
BIBLIOGRAFIA
Qué es el Teletrabajo
De acuerdo con la Ley 1221 de 2008, Teletrabajo se define como una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades de forma remunerada utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC .
Funciones de la Coordinación de Administración Documental
Para garantizar la correcta Organización y Conservación de los Archivos, los Lineamientos precisan que cada dependencia o entidad podran contar con un área coordinadora de Archivos. LA COORDINACION de Archivos adscrita a la Subgerencia de. Administración tendrá las siguientes funciones:
1. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en Materia de organización y conservación de Archivos
2. Elaborar y Presentar al Comité de Información los Procedimientos archivísticos Parra facilitar el Acceso a la Información;
3. Elaborar, en coordinación con los Archivos de trámite, de Concentración e Histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de la Disposición documental, Como Así el inventario general de la dependencia o entidad.
4. Coordinar las Acciones de los Archivos de trámite;
5. Establecer y desarrollar, en coordinación con el departamento de Recursos Humanos, de las Naciones Unidas Programa de Capacitación y asesoría archivística Parr la Empresa.
6. Coordinar los Procedimientos de VALORACIÓN Y último destino, de la Documentación, la base de estafa en la normatividad Vigente y la Normalización establecida POR EL Archivo General de la
Nación, y
7. Coordinar con el Departamento de Informática, las Actividades tendientes a la Automatización de los Archivos ya la Gestión de Documentos Electrónicos.
8. Seguimiento: Realizar visitas Cada tres meses Para Llevar Seguimiento de las novedades presentadas en el externalización Durante La ejecución del Servicio.
Componentes Transversales del Teletrabajo
El teletrabajo Tiene 3 Componentes Básicos Parr su ejecucion:
JURÍDICO
Ley 1221 de 2008
Decreto 884 de 2012
Resolución 2886 de 2012
PRINCIPIOS
Reversibilidad
Voluntariedad
Igualdad
TECNOLÓGICO
Telecomunicaciones: Medios de trasmisión Fijos y Móviles
Dispositivos de Usuario: Escritorios virtuales, BYOD
Seguridad: Política de Seguridad de la Información
Infraestructura Informática: Centro de Datos, Computación en la nube
Aplicaciones: Comunicación, Soporte, Gestión, Registro, Colaboración.
ORGANIZACIONAL
ADMINISTRATIVO
Equipo Líder
Proyecto
Sistemas de Gestión
Costos y Presupuestos
RECURSOS HUMANOS
Planta
Tipos de Contrato
Manejo del Cambio
Vinculación
1.
RELACIONES
CLAVES DE ÉXITO
La Coordinación debe tener los
objetivos estratégicos como parte de la organización, en términos de actividad
y productividad. Para ello es necesario que mida y asegure la obtención de información con la
antelación necesaria para poder actuar y corregir si fuera necesario, factores
como:
- La dedicación personal de cada empleado.
- El nivel de atención en una tarea de cada individuo.
- El grado de productividad diaria en relación con el tiempo de actividad de cada persona.
Para cumplir con esas metas debe
trabajar dentro de un entorno favorable dentro de un ambiente como
Teletrabajador, debemos implementar unos
indicadores que le permitirán a la Coordinación cumplir con los requerimientos
del Cliente.
INDICADORES:
Indicadores de resultado: Hacen
referencia a los términos de conclusión de una tarea. Ejemplo: cumplimiento del
objetivo de entrega de facturas, pólizas, contratos a través de un worflow.
Indicadores de desempeño: Aportan
información sobre el rendimiento asociado a una tarea. Las métricas que aportan
ayudan a identificar los puntos débiles, las fortalezas y también las
oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación de la duración en la entrega de
los expediente contractuales, personales, legalización viáticos etc.
Indicadores de eficacia: Están relacionados con los motivos de acierto o relacionados con la
capacidad para la consecución de una actividad. Ejemplo: grado de satisfacción
de los clientes tras la atención en el área de Administración Documental.
Indicadores
de eficiencia: Se determinan en función de la
capacidad para ejecutar un trabajo en condiciones de economía de recursos y
ajuste de tiempo. Ejemplo: tiempo medio de para atender el archivo. (Bitácora Servicios)
Si
queremos prestar un servicio con excelencia, incrementar la productividad de la
empresa, generar una movilidad sostenible, disminuir los costes de bienes
raíces, desplazamientos a otras ciudades, ampliando un mercado global tenemos
que implementar el Teletrabajo en un entorno favorable y llevar los
Indicadores.
CÓMO GENERAR UN ENTORNO FAVORABLE
Figura
6: Entorno del Teletrabajo
Fuente: Adecuación de Presentación PowerPoint: “Metodología para implementación de
Teletrabajo en Antioquia”. Taller Teletrabajo. Sena - Ministerio de Tecnologías
de la Información y Comunicaciones
PAGINA PERSONAL GLORIA POSADA
Medellín 29 Sep-2014.
http://colombiadigital.net/experiencias/item/5996-gobernacion-de-cundinamarca-si-al-teletrabajo.html
Rivas Fernández, José Bernal. "La Gerencia de Información: El caso de los Archivos". Revista Biblos . No. 16. Julio-Diciembre 2003, paginas 1 y 6.
Carenys, J. y Falguera, J. (1997): "El cuadro de mando un documento informativo Parr La Toma de Decisiones y la buena gestión", Barcelona Management Review, mayo-agosto.
Kaplan, RS y Norton, DS (1997): "El cuadro de mando integral", Gestión 2000, Barcelona.
Presentación PowerPoint: "Metodología Parr Implementación de Teletrabajo en Antioquia". Teletrabajo Taller. Sena - Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Medellín 29 de septiembre del 2014.
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