BLOG 3. MATRIZ DE ESTRATEGIAS E INDICADORES Y OTROS CONTROLES

MATRIZ DE ESTRATEGIAS 

Luego de hacer la valoración ponderada de los aspectos claves del Proyecto de Administración Documental, continuo con las correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, evitando o minimizar las debilidades y planeando detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materialización de las amenazas. 

Luego de hacer la valoración ponderada de los aspectos claves del Proyecto de Administración Documental, continuo con las correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, evitando o minimizar las debilidades y planeando detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materialización de las amenazas.  Debemos tener presente la Matriz de adaptación a los Procesos de Gestión Documental.

·     Estrategias y Acciones DO: Acá se reúnen los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como oportunidades de mejoramiento del grupo de trabajo o que representan ajustes positivos para el proyecto.

·     Estrategias y Acciones DA: En este grupo de acciones expongo los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como amenazas para el proyecto.

·    Estrategias y Acciones FO: En este grupo determinaré los planes conducentes a cada una      de las fortalezas internas o externas que fueron consideradas como oportunidades.

·    Estrategias y Acciones FA: En este grupo de acciones expondré los planes conducentes a cada una de las fortalezas generalmente externas, que de una u otra manera ponen en riesgo permanente el éxito del proyecto durante toda su implementación.

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l     La Matriz de Estrategia las analizo en el Trabajo presentado para tal fin, se encuentra en el siguiente enlace: 

       

MATRIZ DE ADAPTACION DE LOS PROCESOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GESTION: ADMINISTRACION DOCUMENTAL
MACROPROCESO		SUBPROCESOS	CODIGO		SUBPROCESOS
COD.	DESCRIPCION
1001	GESTION DOCUMENTAL	Implementación de la gestión documental		Diseño, construcción y aprobación de las políticas de la Gestión documental
1002				Planeación de Gestión documental
1003				Seguimiento de la Gestión documental
1004				Evaluación de la Gestión documental
1005		Asesoría y orientación para la implementación de políticas y procesos de Gestión documental		Coordinación de la relaciones con entes externos de la gestión documental
1006				Capacitación
1007				Asesoría en Gestión documental
1008		Implementación de la Gestión documental		Diagnóstico de documentos y archivos
1009				Elaboración y actualización de las Tablas de Retención documental
1010				Clasificación y ordenación documental
1011				Inventario documental
1012				Transferencias documentales
1013				Eliminación documental
1014				Selección documental
1015				Consulta documental
1016				Reprografía
1017				Catalogación documental
1018		Gestión de Comunicaciones oficiales		Conservación Preventiva de documentos y Archivos
1019				Correspondencia externa
1020				Correspondencia Interna

Una vez analizada la Matriz de Estrategias, demostrando a través de Indicadores de Gestión, de Entrevistas sobre el estado actual de la Administración dentro de la Empresa. procederemos a  la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en unidades de información, ya que vemos que hoy día, la gran cantidad de papel que acumulan las organizaciones públicas y privadas supone un problema importante de espacio por los costes asociados que conlleva. Problema que crece ante la necesidad de dar respuestas a los requisitos de las leyes de transparencia y acceso a la información. Pero además, se plantea una dificultad añadida: el acceso, que impide la localización inmediata de esa documentación. 

MATRIZ DE INDICADORES

Anteriormente veíamos como el Archivo iba constituyendo un cambio dentro de la Logística propia del mismo, a través de Inventarios documentales, Matriz Soga, encuestas y todo tipo de informes que nos permiten visualizar un cambio evidente, tal como se demuestra en las siguientes fotografías.

Ahora ya tenemos organizado el archivo al 100% y se han hecho los Manuales necesarios y se dan las directrices para que el área de Archivo y Correspondencia sea el adecuado.  Proporcionado una guía para gestionar o administrar los documentos y relacionarlos con sistemas electrónicos en diferentes soportes. Tenemos normalizadas políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos a través de una software de Gestión documental llamado Share Point, y una GUÍA DE ORGANIZACIÓN  y CODIFICACIÓN DE ARCHIVOS,  y los “Códigos de archivo y conservación” aprobado por el Comité Administración Documental y en la cual delegan en Administración Documental el continuar con la labor de análisis para definir la conservación para las futuras series documentales que surjan en la Organización y en Comité actualice sobre los hechos.

Una vez tengamos el archivo y el área de Correspondencia con una gestión administrativa acorde a las necesidades de la empresa, podemos evidenciar su Calidad y efectividad a través de Encuestas Internas-

Esta medición es muy importante, porque además evidencia la calidad del servicio y la atención al Cliente que es muy importante.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos, …), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación. Asignar tareas como el Pago de Facturas, o gestión de Pólizas a través de un worflow el cual le llaga a través del correo electrónico a la persona encargada de ejecutar un proceso y/o revisión de un documento. Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

Toda empresa organizada busca implementar es el de la conservación de la Memoria Corporativa de las organizaciones, que se basa en tres premisas básicas: confidencialidad, integridad y disponibilidad.