BLOG 1 - PROCESO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCESO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Este blog pretende dar a conocer el Proceso de Administración Documental, en la gestión Administrativa. 

La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso, para ello pretendo generar un cambio que conlleve a generar un Proceso de mejoramiento en el área de Administración documental, en los procesos de Archivo y Correspondencia.

JUSTIFICACIÓN

El Proyecto que pretendo desarrollar es el de Administración Documental, en las empresas como encargada del área de Archivo y Correspondencia, es importante para la empresa la organización de los archivos, considero  debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización Administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma  de decisiones, por eso debe  la Administración documental, debe ir ligada al área de Administración. 

La estructura interna de una entidad está conformada por las divisiones administrativas creadas para el desempeño de una función específica y de acuerdo  a la jerarquía que las divisiones tienen en el organigrama de la entidad.

Para ello, debemos definir que es la administración documental: La gestión documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución documental, la empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas empresas este proceso genera mucho tiempo y a menudo ignoran las posibilidades de mejorar el proceso, para ello describo los procesos que lo conforman.

ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD DOCUMENTAL

La administración documental es un proceso de recepción, clasificación, trámite, direccionamiento, organización, conservación y recuperación de documentos e información. Coherentes con esto es importante clarificar algunos términos del vocabulario documental.

TERMINOLOGÍA BÁSICA

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

Correspondencia Oficial. Recibida o enviada que trata asuntos de interés y trascendencia para la organización.

Correspondencia General. Es aquella que no implica compromiso con respecto al objeto de la Empresa.

Correspondencia personal.  Se relaciona con asuntos de índole personal y no tiene nada que ver con el objeto de la organización.

Memorandos. Son comunicaciones internas entre dependencia de la organización sobre asunto relacionados con el quehacer de la empresa.

Circulares. Comunicaciones que tratan sobre normas y procedimientos de aplicación general y vigencia permanente, en ningún momento temas de carácter temporal, constituye la memoria colectiva de la organización y debe quedar en soporte de papel con firma original.

Acta.  El Acta registra los hechos, eventos y decisiones tomadas en el transcurso de una reunión, ya sea de Comité, Protocolos, etc).

Instrucción Administrativa.  En este tipo documental se ve reflejado el registro de resoluciones o decisiones de carácter administrativo, como creación de áreas, ascensos de personal, filiales, reestructuras etc.

Entre otros tenemos Oficio, Boletines, Informes, Notificaciones, fax etc.

SISTEMA DE ARCHIVO

Archivo. Conjunto de documentos organizados bajo un sistema de clasificación adecuado que permite la disposición precisa, oportuna y ágil de la información para atender las necesidades del cliente externo e interno.

Documento. Objeto o soporte que contiene o porta suceso, hecho o un texto como resultado de una actividad, una escultura, un tipo documental. etc.

Tipo Documental. Escrito o documento elaborado con base en la ejecución de una actividad específica y fácil de distinguir por su formato carta, circular, resolución etc. (Se organiza físicamente en carpetas).

Carpeta.  Caratula y contracaratula que dispuesta adecuadamente forman la unidad de instalación de los tipos documentales.

Expediente.  Conjunto de tipos documentales agrupados en una unidad mínima de instalación. (Carpeta, diskette).

Serie Documental. Conjunto de expedientes los cuales tienen tipos documentales con características comunes, organizados físicamente en carpetas. 

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

ÁREA ARCHIVO

En un archivo desorganizado se  deben  aplicar los criterios de la organización de acuerdo con los códigos definidos por  Administración Documental, y se  elaborará una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios. Se denota desorganización de los documentos físicamente y faltan guías visuales –señalización- de forma ordenada y lógica dentro del sistema rodante de izquierda a derecha en zigzag, respetando el orden interno de cada serie. Para organizar un archivo debemos tener presente la normatividad, los procesos de la empresa, los manuales, el organigrama.

NORMATIVIDAD:

Constitución Política de Colombia

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Decreto 2150 de 1995 – Decreto Antitrámites

Manual de métodos y procedimientos

Acuerdo AGN 060 de 2001

Se debe hacer un levantamiento de la información, para hacerlo voy a hacer un análisis DOFA para llegar a comprender cuáles son las fortalezas y debilidades de la Administración documental con la finalidad de llegar a suministrar de forma oportuna y eficazmente la información a los clientes, al interior y fuera de la organización, para el desarrollo de sus actividades y preservar la memoria documental.

ÁREA CORRESPONDENCIA

Las empresas requieren de un programa relacionado con la gestión y control de la correspondencia que ingresa y sale de la empresa. Para ello se requieren un programa gestor documental que permita hacer la actividad de forma segura y con mucha agilidad.