BLOG 1 - PROCESO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCESO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Este blog pretende dar a conocer el Proceso de Administración Documental, en la gestión Administrativa. 

La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso, para ello pretendo generar un cambio que conlleve a generar un Proceso de mejoramiento en el área de Administración documental, en los procesos de Archivo y Correspondencia.

JUSTIFICACIÓN

El Proyecto que pretendo desarrollar es el de Administración Documental, en las empresas como encargada del área de Archivo y Correspondencia, es importante para la empresa la organización de los archivos, considero  debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización Administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma  de decisiones, por eso debe  la Administración documental, debe ir ligada al área de Administración. 

La estructura interna de una entidad está conformada por las divisiones administrativas creadas para el desempeño de una función específica y de acuerdo  a la jerarquía que las divisiones tienen en el organigrama de la entidad.

Para ello, debemos definir que es la administración documental: La gestión documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución documental, la empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas empresas este proceso genera mucho tiempo y a menudo ignoran las posibilidades de mejorar el proceso, para ello describo los procesos que lo conforman.

ASPECTOS GENERALES DE CALIDAD DOCUMENTAL

La administración documental es un proceso de recepción, clasificación, trámite, direccionamiento, organización, conservación y recuperación de documentos e información. Coherentes con esto es importante clarificar algunos términos del vocabulario documental.

TERMINOLOGÍA BÁSICA

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

Correspondencia Oficial. Recibida o enviada que trata asuntos de interés y trascendencia para la organización.

Correspondencia General. Es aquella que no implica compromiso con respecto al objeto de la Empresa.

Correspondencia personal.  Se relaciona con asuntos de índole personal y no tiene nada que ver con el objeto de la organización.

Memorandos. Son comunicaciones internas entre dependencia de la organización sobre asunto relacionados con el quehacer de la empresa.

Circulares. Comunicaciones que tratan sobre normas y procedimientos de aplicación general y vigencia permanente, en ningún momento temas de carácter temporal, constituye la memoria colectiva de la organización y debe quedar en soporte de papel con firma original.

Acta.  El Acta registra los hechos, eventos y decisiones tomadas en el transcurso de una reunión, ya sea de Comité, Protocolos, etc).

Instrucción Administrativa.  En este tipo documental se ve reflejado el registro de resoluciones o decisiones de carácter administrativo, como creación de áreas, ascensos de personal, filiales, reestructuras etc.

Entre otros tenemos Oficio, Boletines, Informes, Notificaciones, fax etc.

SISTEMA DE ARCHIVO

Archivo. Conjunto de documentos organizados bajo un sistema de clasificación adecuado que permite la disposición precisa, oportuna y ágil de la información para atender las necesidades del cliente externo e interno.

Documento. Objeto o soporte que contiene o porta suceso, hecho o un texto como resultado de una actividad, una escultura, un tipo documental. etc.

Tipo Documental. Escrito o documento elaborado con base en la ejecución de una actividad específica y fácil de distinguir por su formato carta, circular, resolución etc. (Se organiza físicamente en carpetas).

Carpeta.  Caratula y contracaratula que dispuesta adecuadamente forman la unidad de instalación de los tipos documentales.

Expediente.  Conjunto de tipos documentales agrupados en una unidad mínima de instalación. (Carpeta, diskette).

Serie Documental. Conjunto de expedientes los cuales tienen tipos documentales con características comunes, organizados físicamente en carpetas. 

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

ÁREA ARCHIVO

En un archivo desorganizado se  deben  aplicar los criterios de la organización de acuerdo con los códigos definidos por  Administración Documental, y se  elaborará una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios. Se denota desorganización de los documentos físicamente y faltan guías visuales –señalización- de forma ordenada y lógica dentro del sistema rodante de izquierda a derecha en zigzag, respetando el orden interno de cada serie. Para organizar un archivo debemos tener presente la normatividad, los procesos de la empresa, los manuales, el organigrama.

NORMATIVIDAD:

Constitución Política de Colombia

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Decreto 2150 de 1995 – Decreto Antitrámites

Manual de métodos y procedimientos

Acuerdo AGN 060 de 2001

Se debe hacer un levantamiento de la información, para hacerlo voy a hacer un análisis DOFA para llegar a comprender cuáles son las fortalezas y debilidades de la Administración documental con la finalidad de llegar a suministrar de forma oportuna y eficazmente la información a los clientes, al interior y fuera de la organización, para el desarrollo de sus actividades y preservar la memoria documental.

ÁREA CORRESPONDENCIA

Las empresas requieren de un programa relacionado con la gestión y control de la correspondencia que ingresa y sale de la empresa. Para ello se requieren un programa gestor documental que permita hacer la actividad de forma segura y con mucha agilidad.

ANÁLISIS DOFA

ANÁLISIS INTERNO. Identificación de las fortalezas y debilidades que se han detectado o experimentado en el desarrollo de las actividades de la oficina de administración documental con relación a las actividades de Correspondencia y archivo. Para ello identifique cuáles han sido los principales éxitos y fracasos y traté de explicarlos de forma breve en término de debilidades y fortalezas.

ANÁLISIS EXTERNO. Es el proceso de identificar las oportunidades y amenazas a partir del entorno, normatividad con e Archivo General de la Nación etc.

VARIABLES CONTROLADAS

1. Procedimientos de registro y radicación

2. Procedimientos de distribución y control

3. Estandarización de formatos – Manual de Métodos y

    Procedimientos

4. Tabla de Retención de Documentos

5. Control de respuestas a los usuarios

1 . Procedimiento de Registro y radicación. Con la finalidad de Proceder con el registro oficial de la información se deberán llevar los registro a través de una Sistema de Información Documental, puede ser como el SIAD, el SHERA POINT etc.

2.  Procedimientos de distribución y control.  Se deben estandarizar una serie de Plantillas para su distribución y Control entre las áreas.

3.  Estandarización de formatos – Manual de Métodos y Procedimientos. Consiste en levantar un serie de formatos y Manuales con el Area Administrativa en donde se establezcan los Procedimientos correspondientes sobre Archivo y Correspondencia, de igual forma la realización de formatos especiales.

Con la finalidad de llevar una buenas gestión, se deben implementar todo tipo de Mauales, por ejplo Manual para el proceso de Correspondencia, Archivo, digitalización, o en algunos caso el Right Fax programa especial para enviar automáticamente a traves de la computador los fax.



4. Tabla de Retención de Documentos

Para dar cumplimiento de la ley 594 de 2000,  Ley General de Archivos,  posee las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) elaborada bajo los principios metodológicos descritos en el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación y demás disposiciones que reglamentan la producción y conservación de los documentos en las entidades públicas. Además se considera que dichas TRD son una herramienta fundamental para la Gestión Documental que permite generar una cultura archivística hacia el interior de la entidad, unificando criterios como un principio para el establecimiento de políticas y normas.

Es de anotar que las Tablas de Retención Documental permiten racionalizar la Producción documental e institucionalizar el ciclo vital de los documentos an cada una de las fases de archivo la entidad.  Además de:

Dar cumplimiento a la normatividad legal archivística.

Caracterizar las unidades documentales que se tramitan en los procesos de las Gerencias y sus

áreas.

Normalizar el proceso gestión de documentos.

Definir el tiempo de permanencia de las unidades documentales en cada una de las fases de

archivo.

Definir la disposición final de las unidades documentales una vez cumplidos los tiempos de

retención.

Optimizar el espacio del Archivo de documentos.

Para su elaboración se tiene en cuenta información institucional como Instrucciones Administrativas, organigrama vigente, manuales de funciones y procedimientos, acuerdos, resoluciones, encuestas por unidad documental.

5. Control de respuestas a los usuarios. Se realiza a través de encuestas hechas a los Clientes Internos que solicitan el servicio.


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