TERCER AVANCE
Gestión de Contenidos y el Cyberspace como aporte al
teletrabajo en la Administración.
Además
de emplear el proceso administrativo en la gestión de recursos de
información, los archivistas pueden echar mano a los nuevos enfoques
gerenciales modernos. Estos han
surgido durante las últimas décadas como un instrumento al servicio de la
administración, para dar respuesta a los cambios presentes en el entorno,
tales como el avance vertiginoso de la tecnología ha ido creando nuevas
formas de compartir datos, información y conocimientos. El Mundo de las
comunicaciones ha sido testigo en estos últimos años de varios sucesos entre
ellos el Acceso Abierto (Open Acces, OA) y de la iniciativa de archivos
abiertos (Open Archives Initiative, OAI). El Acceso Abierto se define como
“el libre acceso a través de la Internet que permite a los usuarios leer,
descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o referenciar por medio de
enlaces, el texto completo de artículos académicos, archivo sobre
archivística, transferir el contenido como datos para un software, o usar la
obra para cualquier otro propósito legítimo, sin barreras financiera, legales
o técnicas más que la suponga la Internet en sí misma.
Gestión de Contenidos
En
la segunda mitad de la década de los 90s se podía diferenciar entre productos
para gestión documental, para recuperación de información, etc. Desde el año
2000, se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma
que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser
globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de la información en
una Organización.
Los
sistemas de gestión de contenidos están orientados a gestionar objetos que
actúan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que se
llama segmentación. Como punto de partida, baste señalar que los sistemas de
Gestión de Contenidos deben ser capaces de gestionar toda la información no
estructurada de una Organización.
La
bibliografía disponible sobre sistemas de Gestión de contenidos coinciden en
señalar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una aplicación
CMS que soporte los procesos de publicación, flujo de trabajo, repositorio de
información, herramientas de integración de información externa; y modelos y
templates para productos finales.
La
Arquitectura técnica debe mostrar varios subsistemas:
·
Subsistema de colección
·
Subsistema de gestión
·
Subsistema de publicación
Las
principales funciones que debe ofrecer un sistema de Gestión de Contenidos
debe ser:
·
Creación y autoría de
Contenidos
·
Soporte de templates
·
Captura de documentos
·
Repositorio de contenidos
·
Flujos de trabajo
·
Desarrollo de sedes web
·
Indización y búsqueda
·
Categorización
·
Control de versiones
·
Personalización
·
Distribución de contenido
·
Seguridad de recursos
digitales
·
Gestión del Ciclo de vida
del contenido
·
Gestión de documentos
(records Management)
·
Integración de aplicaciones.
La
selección, implementación y puesta en marcha de una herramienta para gestión
de contenidos es fruto de un estudio y un análisis detallado de la
organización que lo instala, de los objetivos de la misma, de los procesos de
trabajo y recursos de la información que utiliza, de los usuarios que van a
usarlo.
Los
especialistas en gestión de la información y documentación estamos
encontrando en los sistemas de Gestión de Contenidos en las organizaciones
nuevos nichos en los que desarrollar la labor y practicar nuestras
habilidades.
Cyberspace
Las TICs juegan un papel decisivo en el proceso
de enseñanza‐aprendizaje de las
universidades a la hora de alcanzar los retos planteados en el proyecto de
convergencia de los diferentes sistemas nacionales referidos a la innovación
en las formas de generación y transmisión del conocimiento y a la apuesta por
una formación continuada a lo largo de toda la vida. Así las cosas, este
trabajo presenta un estudio sobre la valoración que los docentes de las universidades
españolas hacen sobre las ventajas que el uso de las TICs reportan a dicho
proceso. La información acopiada mediante encuesta personalizada por correo
electrónico pone de manifiesto que las principales ventajas son la ruptura de
las barreras espacio‐temporales, la
posibilidad que ofrecen de interacción con la información y lo útil que
resultan como herramienta de apoyo al aprendizaje. Por ello, considero
conveniente utilizar esta tecnología para el desarrollo de capacitaciones en
las Universidad de temas sobre Administración Documental, tan convenientes
para las Organizaciones.
Las TICs son un
conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware
y software), soportes de la información y canales de comunicación,
relacionada con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados
de la información de forma rápida y en grandes cantidades (González et al.,
1996: 413). Siguiendo a Cabero (1996), los rasgos distintivos de estas
tecnologías hacen referencia a la inmaterialidad, interactividad,
instantaneidad, innovación, elevados parámetros de calidad de imagen y
sonido, digitalización, influencia más sobre los procesos que sobre los
productos, automatización, interconexión y diversidad.
En la parte inferior le dejo un enlace para analizar y ver las múltiples opciones que nos da la web para trabajar en Administración documental o la tarea que nos propongamos emprender. Acceso rápido a la información
Las nuevas TICs
permiten un acceso más rápido y eficaz de docentes y estudiantes a la información,
reduciendo de este modo el grado de obsolescencia de la información, y
utilizando de forma más eficiente las distintas fuentes informativas
existentes a través de la red (Lara y Duart, 2005). Esta información que se
puede recibir no es sólo textual, sino también visual y auditiva, y no sólo
estática sino también dinámica.
Teletrabajo
El teletrabajo se
ha definido en general como “trabajo a distancia facilitado por el uso de la
informática y las telecomunicaciones”, pero en el marco de esta amplia
definición, hay prácticas laborales muy variadas: teletrabajo a domicilio;
teletrabajo itinerante; teletrabajo en oficinas satélites, vacacionales o
teletrabajo en centros de trabajo (telecentros, telecabañas, telealdeas).
Si bien el
concepto clásico de teletrabajo, en principio, hacía referencia a la persona
que desarrollaba su actividad en el domicilio, en el futuro se prevé que esté
más relacionado con una forma más flexible de organizar el trabajo, donde la
permanencia del empleado en un lugar predefinido y el tiempo dedicado al
trabajo no se sea lo fundamental, sino más bien la tarea encomendada y los
resultados obtenidos.
"El
Teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en
el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del
trabajador en la empresa durante una parte importante de su horario laboral.
Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse a tiempo completo o
parcial. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente
de métodos de procesamiento electrónico de información, y el uso permanente
de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y
la empresa". (Fortel, 2000)
Aunque el
teletrabajo se define en general como "trabajo a distancia facilitado
por el uso de la informática y las telecomunicaciones", en el marco de
esta amplia definición, hay prácticas laborales muy variadas y el teletrabajo
deja de ser el conocido patrón, del trabajo que los empleados de una empresa
se llevan a sus casas.
Las diferentes
formas de teletrabajo según distintos criterios son:
• Tener en cuenta
dónde se realiza el teletrabajo.
• Observar cuánto
tiempo se dedica al teletrabajo.
• Considerar el
estatus de empleo del teletrabajador.
• Distinguir
entre formas de teletrabajo individuales y colectivas.
• Observar lo que
sucede en todos los sectores industriales
Las empresas que trabajan con información,
compañías de servicios (como ventas, seguros, agencias de viajes, tecnología
informática, mercadeo, diseño y publicidad) y firmas con sucursales en
diferentes ciudades o países tienen todas las posibilidades de beneficiarse
del modelo de oficina virtual.
Es
difícil calcular cuántas personas podrían actualmente cambiar su oficina
tradicional por el modelo de oficina virtual, pero el consultor gerencial
Peter Drucker calculó que en los países desarrollados entre 30 y 40 por
ciento de los empleados son trabajadores del conocimiento; es decir, que son
potenciales empleados virtuales.
La
tecnología no es lo único importante en el modelo de oficina virtual, pero sí
es un habilitador clave. Cuando no existía Internet, pocas personas podían
dejar sus oficinas, y solo contaban con el teléfono como medio de
comunicación.
Hoy,
los empleados pueden apoyarse en conexiones de alta velocidad a Internet,
redes privadas virtuales (VPN, que dan acceso remoto a las redes internas de
las empresas de manera protegida), telefonía móvil y todo el software necesario
para coordinar el trabajo con compañeros, jefes y subalternos.
Decálogo del trabajador virtual
- Tener un alto sentido de la responsabilidad, sin necesidad de tener un jefe
¿encima¿.
- Imponerse, en su propia casa o en otros lugares, horarios de trabajo. La flexibilidad no puede ser sinónimo de desorden. - Evitar que la flexibilidad se convierta en exceso de trabajo: no pasar noches en vela laborando, no tomar las comidas frente al PC, no relegar a la familia en días de descanso. - Establecer un lugar apropiado para el trabajo desde el hogar: suficientemente aislado del ruido, bien iluminado y con espacio adecuado para las labores. - No aislarse: mantenerse comunicado telefónicamente, por correo o por conferencias con sus jefes y su grupo de trabajo. - Educar a la familia sobre la condición de trabajador virtual, que no es sinónimo de desempleado, desocupado o encargado de todas las labores caseras. - Imponer horarios de atención a terceros, para evitar visitas inoportunas o llamadas telefónicas personales en horas laborales. - Aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas provistas por la empresa y las propias. - Cumplir puntualmente con las reuniones y otros compromisos en la oficina, pues los pocos momentos presenciales en la empresa deben ser muy bien aprovechados. - No caer en la tentación de trabajar para terceros, y menos si se trata de empresas competidoras del empleador. CONCLUSIONES
El
proceso de gestión documental garantiza oportunidad en la recepción y entrega
de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas asegurando la
organización, almacenamiento, conservación, consulta y disposición
final de los documentos de la entidades
con la aplicación de nuevas tecnologías para el fortalecimiento del
control de la gestión para ello es necesario normalizar y reglamentar la
producción y el manejo de los documentos y comunicaciones oficiales, desde la
producción o recepción de las comunicaciones oficiales y documentos, hasta su
disposición final, por eso debemos ser coherentes con las Políticas de
información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de
uso de la información, protección de derechos de autor, propiedad
intelectual, con lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando
todos los proceso de la Empresa. Por ello es muy importante para la Gestión
administrativa el apoyo y gestión del área de administración documental.
Los implicados en este proyecto de mejoramiento,
fueron los clientes internos, así como los directivos de la empresa quienes
me asesoraron constantemente.
No encontré dificultades, solo las propias del tiempo para la
ejecución del Proyecto
La única fuente de ventaja competitiva duradera es el
conocimiento, solo las organizaciones que sepan optimizar al máximo este
invaluable recurso, al producir continuamente nuevo conocimiento y diseminarlo adecuadamente, puede
aplicarlo a sus tareas, tecnologías y servicios, y podrá alcanzar el éxito en
la nueva economía digital.
Un factor crítico de éxito, es
abordar integralmente: Capital de la información (externa, interna y
corporativa), capital humano (idoneidad y conocimiento) y capital de la
organización (direccionamiento estratégico).
La definición de una estrategia
para la gestión de los recursos de información en la empresa, debe pasar
necesariamente por la identificación de las características principales de las
personas que deben manejarlos y el comportamiento de uso de la información por
parte de las áreas.
REQUERIMIENTOSSelección de un líder de proyecto con formación en Gestión de Información, tecnologías de información y administración de empresas, con habilidades de comunicación, manejo del inglés, presentación y negociación, con el fin de coordinar e interrelacionar los esfuerzo de las diferentes áreas para obtener una verdadera red de información compartida que genere ventajas competitivas a la Organización, iniciando por inyectar más participación en el proyecto de Sistema de Gestión de Contenidos.
Revisión y ajuste de procesos, con implicaciones de cambio en la ubicación
física y dependencia
administrativa de los servicios documentales: administrativos, técnicos y bibliográficos con una orientación a
servicios informacionales.
BIBLIOGRAFIA
Bateman y Snell.
Administración una ventaja competitiva. Mc Graw Hill: Cuarta edición. México, 2001.
Gitman y Mc Daniel.
El Futuro de los Negocios.
Edición del Milenio. Thompson
Learning. México, 2001.
Rivas Fernández, José Bernal. “La Gerencia de Información: El caso de los Archivos”. Revista Biblos. No. 16.
Julio-Diciembre 2003, páginas 1 y 6.
BUSTELO,
Carlota. AMARILLA, Raquel. Gestión de conocimiento y gestión de información.
Internet:www.inforarea.es/Documentos/CG.pdf.
CONGRESO
DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Internet:http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos
ROBOADS,
James, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas
nacionales de información.
ROKLEY,
A. Managing Enterprise Conten. A Unified Content Management Plataform.2004.
ERP,
SOFTWARE, Content Management Tutorial, 2003.
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martes, 26 de agosto de 2014
PRACTICA III. Gestión de Contenidos y el Cyberespacio como aporte al teletrabajo
Me encanta la administración documental y he tratado de crear contenidos futuristas.
viernes, 7 de marzo de 2014
PRACTICA II y III
Ahora continúo con la Practica II y III, con el Informe preliminar sobre la Pasantía y el video correspondiente.
BIBLIOGRAFIA
PROCESO
DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN LA GESTION ADMINISTRATIVA
Este
trabajo nació de la necesidad de organizar los procesos de gestión documental y
la producción interna de la empresa INTERSERVICIOS, aprovechando la Practica de
la Universidad, planteo la importancia del
proceso del área de Administración Documental, dentro de la Gestión Administrativa, como
proceso fundamental que permite darle un tratamiento administrativo al
documento mediante un conjunto de actividades dirigidas al tratamiento,
organización, conservación y destino final con el objeto de facilitar su
búsqueda, facilitación y conservación.
La
organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la
eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por
las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio
de su existencia, sino el referente para la toma de decisiones, por eso
debe ir ligada la Administración documental al área de administración.
En
estos momentos la mayoría de los documentos administrativos se encuentran
archivados en A-Z, los cuales no son prácticos y llenan mucho espacio en la
estantería, además afectan para la manipulación y ahorran espacio el tenerlos
en cubiertas relajadoras de cartón. De allí la necesidad de hacer una gestión
completa de los expedientes que entran y salen del área en estudio, así como
tener fácil acceso a los datos e imágenes cuando sea requerido.
La
estructura interna de la empresa está conformada por las divisiones
administrativas creadas para el desempeño de una función específica y de
acuerdo a la jerarquía que las divisiones tienen en el organigrama.
En un
archivo desorganizado se deben aplicar los criterios de la organización de
acuerdo con los códigos definidos por
Administración Documental, y se
elaborará una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y
secundarios. Se denota desorganización de los documentos físicamente y faltan
guías visuales –señalización- de forma ordenada y lógica dentro del sistema
rodante de izquierda a derecha en zigzag, respetando el orden interno de cada serie.
Para organizar un archivo debemos tener presente la normatividad, los procesos
de la empresa, los manuales, el organigrama.
NORMATIVIDAD:
Constitución Política de Colombia
Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos
Decreto 2150 de 1995 – Decreto Anti
trámites
Manual de métodos y procedimientos
Acuerdo AGN 060 de 2001
En
INTERSERVICIOS se debe hacer un levantamiento de la información, para hacerlo voy
a hacer un análisis DOFA para llegar a comprender cuáles son las fortalezas y
debilidades de la Administración documental con la finalidad de llegar a suministrar de forma
oportuna y eficazmente la información a los clientes, al interior y fuera de la
organización, para el desarrollo de sus actividades y preservar la memoria
documental. También se deben analizar las actividades para el área de
Correspondencia, e implementarlas de inmediato.
Implementar la Gestión
Documental para INTERSERVICIOS con Prácticas
Operativas que se puedan optimizar y llevar a diario con el apoyo de una
solución informática que permita reducir los problemas presentados en el área
de Administración documental, permitiendo reducir problemas, optimizando el USO
de los Programas de Gestión,
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir
el Programa de Gestión Documental (PGD), términos de procesos durante el Ciclo vital, importancia del
Documento, Actividades, Flujos de información, formatos establecidos y
aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y
procedimientos que orienten armónicamente desarrollo del proceso.
Promover
en los funcionarios de las oficinas productoras de documentos la adquisición de
conocimientos y el desarrollo de habilidades que les permitan ejecutar con
eficiencia los procesos asociados con la gestión documental en los archivos de
gestión.
Analizar
las series documentales, integrar
debidamente las series documentales, capacitar y sensibilizar al personal del
centro de archivo de Interservicios.
Determinar
líneas de Responsabilidad en la Administración y consultas de Los Documentos.
Aplicar
la normatividad Vigente en materia de Gestión, organización, Inventario,
Transferencias, Destrucción y Digitalización de Archivos de acuerdo con la
consulta y utilización según las
disposiciones legales vigentes y ciclo de vida del documento.
Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular
y mantener los procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia
(recepción, trámite, tráfico y despacho bajo los procesos de numeración,
radicación, fax, fotocopiado, correo externo y mensajería) y el Sistema de
archivos (ingreso, normalización y análisis, conservación y recuperación de
información), tendientes a la conservación de la memoria colectiva de la
organización.
LABORES DEL DIA A DIA
a)
Indexar toda la
Documentación que
ingresa al archivo (radicada y numerada), excepto pólizas y facturas que desde
su ingreso ya viajan por Panagon.
b) Dar acuse de recibo al
consecutivo.
c) Archivar los documentos
que se generen diariamente y que ingresan al archivo de acuerdo con las series
documentales existentes en el archivo.
d) Cuando finalice la
ejecución de cada contrato y se efectúe la liquidación o el cruce de cuentas se
envía al Archivo de Contratos.
e) Estar pendiente de las
facturas que ingresan al archivo, las cuales deben ir acompañadas de acta de
entrega de servicios y transferirlas al archivo de Finanzas en la
Sede. De igual forma digitalizar las facturas correspondientes
a los contratos de emergencia y colocarlas en la ruta:
f) Dar acuse de recibo a los
precidhas. A partir del 22 de enero de 2008, se le debe dar acuse al documento
que ingrese (ya sin precidhas).
g) Organizar la
documentación de las novedades de catorcena, así como las de legalizaciones, la
cual se envía al archivo correspondiente con memorando remisorio detallando
cada viaje y sus anexos organizada por el código del empleado
h) Digitalizar la información que se requiera y en
especial la referente a las novedades de nómina y revisar para su envío por
email a la persona encargada.
documentos que expiraron y la
conservación indefinida de los archivos más importantes. i) Llevar los controles necesarios para el préstamo de la
documentación (Contratos, Documentos SAP, Historias laborales etc.)
Se
han aplicado los criterios de la organización de acuerdo con los códigos
definidos por Administración Documental, y se ha elaborado una base de
datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios.
Se
han incorporado controles de préstamo. Creación, ajuste, diligenciamiento de
las bases de datos (códigos, contratos, historias laborales, de escrituras,
etc.)
(Inventariar,
clasificar, depurar, ordenar. (Archivo inactivo)
Atendiendo
el parámetro básico documental se hizo el análisis de la documentación de años
anteriores (13 entre paños , equivalentes a 11,7
metros lineales, es decir aproximadamente 46.800 hojas. (1 ml,
equivale a 4000 hojas). Expedientes laborales se han organizado
expedientes, tales como Novedades del personal, legalización de viáticos
etc. Se han transferido al Archivo Central de la
Sede para procesar por código de empleado.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL
Después
de analizar, organizar e identificar la documentación se depuró la de años
anteriores (1987 a 2003) y se cambiaron las unidades de instalación AZ por
la de caratula y contra caratula de yute, las cuales se
transfirieron al Archivo Central e Histórico de la
Sede principal. El total de expedientes transferidos hasta la
fecha es de 352, correspondientes a las diferentes series documentales.
(Ver anexo 4)
REVISIÓN
DE LA SERIE 06-09
CONTRATOS.
Se
analizaron 57 expedientes de contratos, es decir, 8 entrepaños para un total
de 7 metros lineales y organizados de acuerdo con los parámetros
básicos documentales.
Se integró la documentación de los expedientes
de los contratos Marco que hay en el Archivo con los que transfirieron de otras
oficinas.
Se
enviaron los contratos finalizados al Archivo Histórico.
Se
dio acuse de recibo y cambio de destino a toda la documentación de los
expedientes provenientes de otros archivos.
INDEXAR
DOCUMENTACIÓN.
Se
ha ingresado al Index toda la documentación del 2007 (memorandos,
comunicaciones enviadas y recibidas). Se están digitalizando los
documentos que no pasaron por SHARE POINT y se ingresan al Index.
ACUSE
DE RECIBO PRECIDHAS
Se
le dio acuse a los precidhas a partir del 1 de mayo, fecha en que se inició el
recibo de los documentos a través del Share Point.
Después
de hacer las mejoras correspondientes, encontramos una diferencia enorme entre
un Archivo mal llevado y uno con los controles necesarios para su buen
funcionamiento.
Es
importante que la empresa tenga un área organizada, con personal idóneo,
capacitado para llevar a cabo las funciones propias del área, como lo son el
Archivo y Correspondencia. Que adopte
políticas documentales claras, que garantice a través de una buena gestión
documental la conservación de la Memoria Corporativa de las organizaciones, a
través de tres premisas básicas: confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Garantice
con oportunidad en la recepción y
entrega de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas,
almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos de
la entidad con la aplicación de nuevas
tecnologías para el fortalecimiento del control de la gestión, normalizando y
reglamentando la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones
oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y
documentos, hasta su disposición final, siendo coherentes con las Políticas de
información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de uso
de la información, protección de derechos de autor, propiedad intelectual, con
lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando todos los proceso
de la Empresa.
BIBLIOGRAFIA
BUSTELO, Carlota. AMARILLA, Raquel. Gestión de conocimiento y gestión de información. Internet:www.inforarea.es/Documentos/CG.pdf.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Internet:http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos
ROBOADS, James, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información.
Me encanta la administración documental y he tratado de crear contenidos futuristas.
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