PRACTICA III. Gestión de Contenidos y el Cyberespacio como aporte al teletrabajo

TERCER AVANCE Gestión de Contenidos y el Cyberspace como aporte al teletrabajo en la Administración.    Además de emplear el proceso administrativo en la gestión de recursos de información, los archivistas pueden echar mano a los nuevos enfoques gerenciales modernos. Estos  han surgido durante las últimas décadas como un instrumento al servicio de la administración, para dar respuesta a los cambios presentes en el entorno, tales como el avance vertiginoso de la tecnología ha ido creando nuevas formas de compartir datos, información y conocimientos. El Mundo de las comunicaciones ha sido testigo en estos últimos años de varios sucesos entre ellos el Acceso Abierto (Open Acces, OA) y de la iniciativa de archivos abiertos (Open Archives Initiative, OAI). El Acceso Abierto se define como “el libre acceso a través de la Internet que permite a los usuarios leer, descargar, copiar, distribuir, imprimir, buscar o referenciar por medio de enlaces, el texto completo de artículos académicos, archivo sobre archivística, transferir el contenido como datos para un software, o usar la obra para cualquier otro propósito legítimo, sin barreras financiera, legales o técnicas más que la suponga la Internet en sí misma. Gestión de Contenidos En la segunda mitad de la década de los 90s se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de información, etc. Desde el año 2000, se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de la información en una Organización. Los sistemas de gestión de contenidos están orientados a gestionar objetos que actúan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que se llama segmentación. Como punto de partida, baste señalar que los sistemas de Gestión de Contenidos deben ser capaces de gestionar toda la información no estructurada de una Organización. La bibliografía disponible sobre sistemas de Gestión de contenidos coinciden en señalar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una aplicación CMS que soporte los procesos de publicación, flujo de trabajo, repositorio de información, herramientas de integración de información externa; y modelos y templates para productos finales. La Arquitectura técnica debe mostrar varios subsistemas: ·         Subsistema de colección ·         Subsistema de gestión ·         Subsistema de publicación Las principales funciones que debe ofrecer un sistema de Gestión de Contenidos debe ser:     ·         Creación y autoría de Contenidos ·         Soporte de templates ·         Captura de documentos ·         Repositorio de contenidos ·         Flujos de trabajo ·         Desarrollo de sedes web ·         Indización y búsqueda ·         Categorización ·         Control de versiones ·         Personalización ·         Distribución de contenido ·         Seguridad de recursos digitales ·         Gestión del Ciclo de vida del contenido ·         Gestión de documentos (records Management) ·         Integración de aplicaciones. La selección, implementación y puesta en marcha de una herramienta para gestión de contenidos es fruto de un estudio y un análisis detallado de la organización que lo instala, de los objetivos de la misma, de los procesos de trabajo y recursos de la información que utiliza, de los usuarios que van a usarlo. Los especialistas en gestión de la información y documentación estamos encontrando en los sistemas de Gestión de Contenidos en las organizaciones nuevos nichos en los que desarrollar la labor y practicar nuestras habilidades.  Cyberspace Las TICs juegan un papel decisivo en el proceso de enseñanza‐aprendizaje de las universidades a la hora de alcanzar los retos planteados en el proyecto de convergencia de los diferentes sistemas nacionales referidos a la innovación en las formas de generación y transmisión del conocimiento y a la apuesta por una formación continuada a lo largo de toda la vida. Así las cosas, este trabajo presenta un estudio sobre la valoración que los docentes de las universidades españolas hacen sobre las ventajas que el uso de las TICs reportan a dicho proceso. La información acopiada mediante encuesta personalizada por correo electrónico pone de manifiesto que las principales ventajas son la ruptura de las barreras espacio‐temporales, la posibilidad que ofrecen de interacción con la información y lo útil que resultan como herramienta de apoyo al aprendizaje. Por ello, considero conveniente utilizar esta tecnología para el desarrollo de capacitaciones en las Universidad de temas sobre Administración Documental, tan convenientes para las Organizaciones. Las TICs son un conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software), soportes de la información y canales de comunicación, relacionada con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados de la información de forma rápida y en grandes cantidades (González et al., 1996: 413). Siguiendo a Cabero (1996), los rasgos distintivos de estas tecnologías hacen referencia a la inmaterialidad, interactividad, instantaneidad, innovación, elevados parámetros de calidad de imagen y sonido, digitalización, influencia más sobre los procesos que sobre los productos, automatización, interconexión y diversidad. En la parte inferior le dejo un enlace para analizar y ver las múltiples opciones que nos da la web para trabajar en Administración documental o la tarea que nos propongamos emprender. Acceso rápido a la información  Las nuevas TICs permiten un acceso más rápido y eficaz de docentes y estudiantes a la información, reduciendo de este modo el grado de obsolescencia de la información, y utilizando de forma más eficiente las distintas fuentes informativas existentes a través de la red (Lara y Duart, 2005). Esta información que se puede recibir no es sólo textual, sino también visual y auditiva, y no sólo estática sino también dinámica. Teletrabajo  El teletrabajo se ha definido en general como “trabajo a distancia facilitado por el uso de la informática y las telecomunicaciones”, pero en el marco de esta amplia definición, hay prácticas laborales muy variadas: teletrabajo a domicilio; teletrabajo itinerante; teletrabajo en oficinas satélites, vacacionales o teletrabajo en centros de trabajo (telecentros, telecabañas, telealdeas). Si bien el concepto clásico de teletrabajo, en principio, hacía referencia a la persona que desarrollaba su actividad en el domicilio, en el futuro se prevé que esté más relacionado con una forma más flexible de organizar el trabajo, donde la permanencia del empleado en un lugar predefinido y el tiempo dedicado al trabajo no se sea lo fundamental, sino más bien la tarea encomendada y los resultados obtenidos. "El Teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte importante de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse a tiempo completo o parcial. La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de información, y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la empresa". (Fortel, 2000) Aunque el teletrabajo se define en general como "trabajo a distancia facilitado por el uso de la informática y las telecomunicaciones", en el marco de esta amplia definición, hay prácticas laborales muy variadas y el teletrabajo deja de ser el conocido patrón, del trabajo que los empleados de una empresa se llevan a sus casas. Las diferentes formas de teletrabajo según distintos criterios son: • Tener en cuenta dónde se realiza el teletrabajo. • Observar cuánto tiempo se dedica al teletrabajo. • Considerar el estatus de empleo del teletrabajador. • Distinguir entre formas de teletrabajo individuales y colectivas. • Observar lo que sucede en todos los sectores industriales Las  empresas que trabajan con información, compañías de servicios (como ventas, seguros, agencias de viajes, tecnología informática, mercadeo, diseño y publicidad) y firmas con sucursales en diferentes ciudades o países tienen todas las posibilidades de beneficiarse del modelo de oficina virtual. Es difícil calcular cuántas personas podrían actualmente cambiar su oficina tradicional por el modelo de oficina virtual, pero el consultor gerencial Peter Drucker calculó que en los países desarrollados entre 30 y 40 por ciento de los empleados son trabajadores del conocimiento; es decir, que son potenciales empleados virtuales. La tecnología no es lo único importante en el modelo de oficina virtual, pero sí es un habilitador clave. Cuando no existía Internet, pocas personas podían dejar sus oficinas, y solo contaban con el teléfono como medio de comunicación. Hoy, los empleados pueden apoyarse en conexiones de alta velocidad a Internet, redes privadas virtuales (VPN, que dan acceso remoto a las redes internas de las empresas de manera protegida), telefonía móvil y todo el software necesario para coordinar el trabajo con compañeros, jefes y subalternos. Decálogo del trabajador virtual - Tener un alto sentido de la responsabilidad, sin necesidad de tener un jefe ¿encima¿. - Imponerse, en su propia casa o en otros lugares, horarios de trabajo. La flexibilidad no puede ser sinónimo de desorden. - Evitar que la flexibilidad se convierta en exceso de trabajo: no pasar noches en vela laborando, no tomar las comidas frente al PC, no relegar a la familia en días de descanso. - Establecer un lugar apropiado para el trabajo desde el hogar: suficientemente aislado del ruido, bien iluminado y con espacio adecuado para las labores. - No aislarse: mantenerse comunicado telefónicamente, por correo o por conferencias con sus jefes y su grupo de trabajo. - Educar a la familia sobre la condición de trabajador virtual, que no es sinónimo de desempleado, desocupado o encargado de todas las labores caseras. - Imponer horarios de atención a terceros, para evitar visitas inoportunas o llamadas telefónicas personales en horas laborales. - Aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas provistas por la empresa y las propias. - Cumplir puntualmente con las reuniones y otros compromisos en la oficina, pues los pocos momentos presenciales en la empresa deben ser muy bien aprovechados. - No caer en la tentación de trabajar para terceros, y menos si se trata de empresas competidoras del empleador. CONCLUSIONES El proceso de gestión documental garantiza oportunidad en la recepción y entrega de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas asegurando la organización,  almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos de la entidades  con la aplicación de nuevas tecnologías para el fortalecimiento del control de la gestión para ello es necesario normalizar y reglamentar la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y documentos, hasta su disposición final, por eso debemos ser coherentes con las Políticas de información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de uso de la información, protección de derechos de autor, propiedad intelectual, con lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando todos los proceso de la Empresa. Por ello es muy importante para la Gestión administrativa el apoyo y gestión del área de administración documental. Los implicados en este proyecto de mejoramiento, fueron los clientes internos, así como los directivos de la empresa quienes me asesoraron constantemente. No encontré dificultades, solo las propias del tiempo para la ejecución del Proyecto La única fuente de ventaja competitiva duradera es el conocimiento, solo las organizaciones que sepan optimizar al máximo este invaluable recurso, al producir continuamente nuevo conocimiento  y diseminarlo adecuadamente, puede aplicarlo a sus tareas, tecnologías y servicios, y podrá alcanzar el éxito en la nueva economía digital. Un factor crítico de éxito, es abordar integralmente: Capital de la información (externa, interna y corporativa), capital humano (idoneidad y conocimiento) y capital de la organización (direccionamiento estratégico). La definición de una estrategia para la gestión de los recursos de información en la empresa, debe pasar necesariamente por la identificación de las características principales de las personas que deben manejarlos y el comportamiento de uso de la información por parte de las áreas.  REQUERIMIENTOS Selección de un líder de proyecto con formación en Gestión de Información, tecnologías de información y administración de empresas, con habilidades de comunicación, manejo del inglés, presentación y negociación, con el fin de coordinar e interrelacionar los esfuerzo de las diferentes áreas para obtener una verdadera red de información compartida que genere ventajas competitivas a la Organización, iniciando por inyectar más participación en el proyecto de Sistema de Gestión de Contenidos. Revisión y ajuste de procesos,  con implicaciones de cambio en la ubicación física y dependencia administrativa de los servicios documentales: administrativos, técnicos y bibliográficos con una orientación a servicios informacionales.  BIBLIOGRAFIA Bateman y Snell.  Administración una ventaja competitiva.  Mc Graw Hill:  Cuarta edición.  México, 2001. Gitman y Mc Daniel.  El Futuro de los Negocios.  Edición del Milenio. Thompson Learning.  México, 2001. Rivas Fernández, José Bernal.  “La Gerencia de Información:  El caso de los Archivos”.  Revista Biblos.  No. 16.  Julio-Diciembre 2003, páginas 1 y 6. BUSTELO, Carlota. AMARILLA, Raquel. Gestión de conocimiento y gestión de información. Internet:www.inforarea.es/Documentos/CG.pdf. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Internet:http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023# ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos ROBOADS, James, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información. ROKLEY, A. Managing Enterprise Conten. A Unified Content Management Plataform.2004. ERP, SOFTWARE, Content Management Tutorial, 2003. http://www.colombiadigital.net/teletrabajo/item/6118-conozca-la-web-app-del-libro-blanco-del-teletrabajo.html