PROCESO
DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN LA GESTION ADMINISTRATIVA
Este
trabajo nació de la necesidad de organizar los procesos de gestión documental y
la producción interna de la empresa INTERSERVICIOS, aprovechando la Practica de
la Universidad, planteo la importancia del
proceso del área de Administración Documental, dentro de la Gestión Administrativa, como
proceso fundamental que permite darle un tratamiento administrativo al
documento mediante un conjunto de actividades dirigidas al tratamiento,
organización, conservación y destino final con el objeto de facilitar su
búsqueda, facilitación y conservación.
La
organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la
eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por
las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio
de su existencia, sino el referente para la toma de decisiones, por eso
debe ir ligada la Administración documental al área de administración.
En
estos momentos la mayoría de los documentos administrativos se encuentran
archivados en A-Z, los cuales no son prácticos y llenan mucho espacio en la
estantería, además afectan para la manipulación y ahorran espacio el tenerlos
en cubiertas relajadoras de cartón. De allí la necesidad de hacer una gestión
completa de los expedientes que entran y salen del área en estudio, así como
tener fácil acceso a los datos e imágenes cuando sea requerido.
La
estructura interna de la empresa está conformada por las divisiones
administrativas creadas para el desempeño de una función específica y de
acuerdo a la jerarquía que las divisiones tienen en el organigrama.
En un
archivo desorganizado se deben aplicar los criterios de la organización de
acuerdo con los códigos definidos por
Administración Documental, y se
elaborará una base de datos del Archivo con Códigos Primarios y
secundarios. Se denota desorganización de los documentos físicamente y faltan
guías visuales –señalización- de forma ordenada y lógica dentro del sistema
rodante de izquierda a derecha en zigzag, respetando el orden interno de cada serie.
Para organizar un archivo debemos tener presente la normatividad, los procesos
de la empresa, los manuales, el organigrama.
NORMATIVIDAD:
Constitución Política de Colombia
Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos
Decreto 2150 de 1995 – Decreto Anti
trámites
Manual de métodos y procedimientos
Acuerdo AGN 060 de 2001
En
INTERSERVICIOS se debe hacer un levantamiento de la información, para hacerlo voy
a hacer un análisis DOFA para llegar a comprender cuáles son las fortalezas y
debilidades de la Administración documental con la finalidad de llegar a suministrar de forma
oportuna y eficazmente la información a los clientes, al interior y fuera de la
organización, para el desarrollo de sus actividades y preservar la memoria
documental. También se deben analizar las actividades para el área de
Correspondencia, e implementarlas de inmediato.
Implementar la Gestión
Documental para INTERSERVICIOS con Prácticas
Operativas que se puedan optimizar y llevar a diario con el apoyo de una
solución informática que permita reducir los problemas presentados en el área
de Administración documental, permitiendo reducir problemas, optimizando el USO
de los Programas de Gestión,
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir
el Programa de Gestión Documental (PGD), términos de procesos durante el Ciclo vital, importancia del
Documento, Actividades, Flujos de información, formatos establecidos y
aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y
procedimientos que orienten armónicamente desarrollo del proceso.
Promover
en los funcionarios de las oficinas productoras de documentos la adquisición de
conocimientos y el desarrollo de habilidades que les permitan ejecutar con
eficiencia los procesos asociados con la gestión documental en los archivos de
gestión.
Analizar
las series documentales, integrar
debidamente las series documentales, capacitar y sensibilizar al personal del
centro de archivo de Interservicios.
Determinar
líneas de Responsabilidad en la Administración y consultas de Los Documentos.
Aplicar
la normatividad Vigente en materia de Gestión, organización, Inventario,
Transferencias, Destrucción y Digitalización de Archivos de acuerdo con la
consulta y utilización según las
disposiciones legales vigentes y ciclo de vida del documento.
Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar, regular
y mantener los procesos técnicos documentales del sistema de correspondencia
(recepción, trámite, tráfico y despacho bajo los procesos de numeración,
radicación, fax, fotocopiado, correo externo y mensajería) y el Sistema de
archivos (ingreso, normalización y análisis, conservación y recuperación de
información), tendientes a la conservación de la memoria colectiva de la
organización.
LABORES DEL DIA A DIA
a)
Indexar toda la
Documentación que
ingresa al archivo (radicada y numerada), excepto pólizas y facturas que desde
su ingreso ya viajan por Panagon.
b) Dar acuse de recibo al
consecutivo.
c) Archivar los documentos
que se generen diariamente y que ingresan al archivo de acuerdo con las series
documentales existentes en el archivo.
d) Cuando finalice la
ejecución de cada contrato y se efectúe la liquidación o el cruce de cuentas se
envía al Archivo de Contratos.
e) Estar pendiente de las
facturas que ingresan al archivo, las cuales deben ir acompañadas de acta de
entrega de servicios y transferirlas al archivo de Finanzas en la
Sede. De igual forma digitalizar las facturas correspondientes
a los contratos de emergencia y colocarlas en la ruta:
f) Dar acuse de recibo a los
precidhas. A partir del 22 de enero de 2008, se le debe dar acuse al documento
que ingrese (ya sin precidhas).
g) Organizar la
documentación de las novedades de catorcena, así como las de legalizaciones, la
cual se envía al archivo correspondiente con memorando remisorio detallando
cada viaje y sus anexos organizada por el código del empleado
h) Digitalizar la información que se requiera y en
especial la referente a las novedades de nómina y revisar para su envío por
email a la persona encargada.
documentos que expiraron y la
conservación indefinida de los archivos más importantes. i) Llevar los controles necesarios para el préstamo de la
documentación (Contratos, Documentos SAP, Historias laborales etc.)
Se
han aplicado los criterios de la organización de acuerdo con los códigos
definidos por Administración Documental, y se ha elaborado una base de
datos del Archivo con Códigos Primarios y secundarios.
Se
han incorporado controles de préstamo. Creación, ajuste, diligenciamiento de
las bases de datos (códigos, contratos, historias laborales, de escrituras,
etc.)
(Inventariar,
clasificar, depurar, ordenar. (Archivo inactivo)
Atendiendo
el parámetro básico documental se hizo el análisis de la documentación de años
anteriores (13 entre paños , equivalentes a 11,7
metros lineales, es decir aproximadamente 46.800 hojas. (1 ml,
equivale a 4000 hojas). Expedientes laborales se han organizado
expedientes, tales como Novedades del personal, legalización de viáticos
etc. Se han transferido al Archivo Central de la
Sede para procesar por código de empleado.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL
Después
de analizar, organizar e identificar la documentación se depuró la de años
anteriores (1987 a 2003) y se cambiaron las unidades de instalación AZ por
la de caratula y contra caratula de yute, las cuales se
transfirieron al Archivo Central e Histórico de la
Sede principal. El total de expedientes transferidos hasta la
fecha es de 352, correspondientes a las diferentes series documentales.
(Ver anexo 4)
REVISIÓN
DE LA SERIE 06-09
CONTRATOS.
Se
analizaron 57 expedientes de contratos, es decir, 8 entrepaños para un total
de 7 metros lineales y organizados de acuerdo con los parámetros
básicos documentales.
Se integró la documentación de los expedientes
de los contratos Marco que hay en el Archivo con los que transfirieron de otras
oficinas.
Se
enviaron los contratos finalizados al Archivo Histórico.
Se
dio acuse de recibo y cambio de destino a toda la documentación de los
expedientes provenientes de otros archivos.
INDEXAR
DOCUMENTACIÓN.
Se
ha ingresado al Index toda la documentación del 2007 (memorandos,
comunicaciones enviadas y recibidas). Se están digitalizando los
documentos que no pasaron por SHARE POINT y se ingresan al Index.
ACUSE
DE RECIBO PRECIDHAS
Se
le dio acuse a los precidhas a partir del 1 de mayo, fecha en que se inició el
recibo de los documentos a través del Share Point.
Después
de hacer las mejoras correspondientes, encontramos una diferencia enorme entre
un Archivo mal llevado y uno con los controles necesarios para su buen
funcionamiento.
Es
importante que la empresa tenga un área organizada, con personal idóneo,
capacitado para llevar a cabo las funciones propias del área, como lo son el
Archivo y Correspondencia. Que adopte
políticas documentales claras, que garantice a través de una buena gestión
documental la conservación de la Memoria Corporativa de las organizaciones, a
través de tres premisas básicas: confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Garantice
con oportunidad en la recepción y
entrega de las comunicaciones recibidas tramitadas y enviadas,
almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos de
la entidad con la aplicación de nuevas
tecnologías para el fortalecimiento del control de la gestión, normalizando y
reglamentando la producción y el manejo de los documentos y comunicaciones
oficiales, desde la producción o recepción de las comunicaciones oficiales y
documentos, hasta su disposición final, siendo coherentes con las Políticas de
información y del conocimiento, e igualmente con las Guías Corporativas de uso
de la información, protección de derechos de autor, propiedad intelectual, con
lineamiento básicos de seguridad de la información, apoyando todos los proceso
de la Empresa.
BIBLIOGRAFIA
BUSTELO, Carlota. AMARILLA, Raquel. Gestión de conocimiento y gestión de información. Internet:www.inforarea.es/Documentos/CG.pdf.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Internet:http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos
ROBOADS, James, La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información.
